Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO
Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) durch uns im Zusammenhang mit Präsenzveranstaltungen, digitalen Veranstaltungen und der Aufnahme von digitalen Veranstaltungen sowie über die Ihnen insoweit zustehenden Rechte informieren.
I. WER IST FÜR DIE VERARBEITUNG MEINER DATEN VERANTWORTLICH?
Die Bertelsmann Stiftung, Carl-Bertelsmann-Straße 256, 33311 Gütersloh ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten verantwortlich. Wenn nachfolgend auf „wir“ oder „uns“ Bezug genommen wird, bezieht sich dies stets auf die Bertelsmann Stiftung. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“) sowie den sonstigen ggf. einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@bertelsmann-stiftung.de. Diesem gegenüber können Sie Ihre Betroffenenrechte geltend machen und etwaige Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten durch uns stellen.
II. VERANSTALTUNGEN
1. PRÄSENZVERANSTALTUNGEN
a) WOFÜR WERDEN MEINE DATEN VERARBEITET (ZWECK DER VERARBEITUNG) UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?
Um Sie über Veranstaltungen der Bertelsmann Stiftung zu informieren und Ihnen die Teilnahme an diesen zu ermöglichen, benötigen wir Ihre Kontakt- und Kommunikationsdaten, wie Ihre Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc. Wir weisen darauf hin, dass bereits vorhandene Kontaktdaten automatisch bei der online-erfolgenden Anmeldung zur Veranstaltung voreingeblendet werden, dies soll den Anmeldeprozesse für Sie möglichst einfach gestalten. Bitte überprüfen Sie Ihre voreingestellten Daten während der online-erfolgenden Anmeldung auf Korrektheit und teilen Sie uns etwaige Änderungen bzw. fehlerhafte Einträge mit. Rechtsgrundlage für die insoweit erfolgende Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. b) DSGVO, da die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung bzw. Vertragsanbahnung sowie zur vertragsbedingten Kommunikation erforderlich ist.
Es kann vorkommen, dass wir Sie bei Veranstaltungen mit Verpflegung nach Lebensmittelunverträglichkeiten fragen. Diese von Ihnen eingetragenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Verpflegung während Veranstaltungen genutzt. Soweit es sich bei den erhobenen Daten hinsichtlich etwaiger Lebensmittelunverträglichkeiten um Gesundheitsdaten handelt, bildet Ihre Einwilligung und damit Art. 6 Abs. 1 lit. a i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO die erforderliche rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung. Ansonsten wird diese durch Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO gerechtfertigt, da die Datenverarbeitung dem Zweck dient, Ihnen die Teilnahme an unseren Veranstaltungen so angenehm wie möglich zu gestalten.
b) WER BEKOMMT MEINE DATEN?
Es kann vorkommen, dass wir Daten an Versicherungen, Hotels oder andere Dienstleister im Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen weiterleiten. Eine Weitergabe erfolgt nur dann, wenn die Offenlegung zur Erfüllung der mit Ihnen getroffenen Absprachen erforderlich ist. Durch technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sicher und verpflichten auch unsere externen Dienstleister und solche Stellen, an die wir die Daten zum Zwecke der Vertragserfüllung weiterleiten, solche Maßnahmen einzuhalten. Ansonsten übermitteln wir Ihre Daten nicht an Dritte, insbesondere nicht für Werbezwecke.
c) WIE LANGE WERDEN MEINE DATEN GESPEICHERT?
Angaben zur Verpflegung werden 10 Tage nach der Veranstaltung gelöscht. Alle weiteren personenbezogenen Daten werden in jedem Fall bis zur Vertragsbeendigung beziehungsweise dem Ablauf sämtlicher Fristen zur Geltendmachung vertraglicher Ansprüche aufbewahrt. Danach erfolgt die Aufbewahrung unter Beachtung der bestehenden Aufbewahrungs- und Dokumentationsfristen (etwa aus dem Handels- oder Steuerrecht, regelmäßig 10 Jahre). Eine längere Speicherung kann außerdem erfolgen, wenn Sie hierin eingewilligt haben.
d) WELCHE ZUSÄTZLICHEN HINWEISE SIND ZU BEACHTEN?
Es wird, soweit rechtlich zulässig, eine Teilnehmerliste mit Namen, Funktionen und Institutionen im Rahmen der Präsenzveranstaltung erstellt und vor Ort unter den Teilnehmern veröffentlicht.
Wir weisen zudem darauf hin, dass im Rahmen von Präsenzveranstaltungen Foto-/Ton- und Filmaufnahmen u. a. von TV-Sendern für öffentliche Zwecke (bspw. zu Veröffentlichungen auf unserer Website, Berichterstattung im Fernsehen etc.) sowie nicht öffentliche Zwecke (bspw. zur internen Dokumentation der Veranstaltung, wissenschaftlichen Auswertung etc.) gemacht werden können. Sollten Sie nicht wünschen, dass Aufnahmen von Ihnen angefertigt werden, teilen Sie uns dies bitte vor Beginn einer Veranstaltung mit.
Darüber hinaus möchten wir Sie darüber informieren, dass die Bertelsmann Stiftung Ihnen bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen zukünftig gegebenenfalls per Post oder E-Mail weitere Informationen zu Ihrer Stiftungstätigkeit und Publikationen sowie Einladungen zu Veranstaltungen zusenden wird.
Die Rechtsgrundlage der vorbezeichneten Datenverarbeitung bildet das berechtigte Interesse an einer strukturierten und konstruktiven Kommunikation sämtlicher Veranstaltungsteilnehmer und damit auch unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Teilnehmerlisten in Rede steht; die Einwilligung der Veranstaltungsteilnehmer in Bezug auf einvernehmliche Ton-, Bild- und Videoaufnahme und damit Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, und – soweit die Zusendung von Informationsmaterial und Einladungen zu Veranstaltungen in Rede stehen – entweder Ihre ausdrückliche Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
2. DIGITALE VERANSTALTUNGEN
a) WOFÜR WERDEN MEINE DATEN VERARBEITET (ZWECK DER VERARBEITUNG) UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?
Im Rahmen der Nutzung von Online-Konferenzen werden von der Bertelsmann Stiftung die Namen der Teilnehmer erhoben, außerdem – soweit angegeben – freiwillige Angaben zu den Teilnehmern; im Rahmen der Teilnahme werden teilweise die E-Mail-Adresse (bei entsprechender Einladung) oder die Telefonnummer (bei telefonischer Einwahl) erfasst. Metadaten zu der Konferenz selbst wie Titel und Inhalte der Konferenz werden ebenfalls erfasst, gleiches gilt für Informationen über die genutzten Geräte der Teilnehmer (IP-Adresse, Telefonnummer, Daten zum Endgerät). Eine Aufzeichnung der Konferenz findet standardmäßig nicht statt, soweit dies nicht vom Konferenzorganisator in expliziter Absprache mit den Teilnehmern aktiviert wird.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Durchführung der Online-Konferenz, die wiederum der Kommunikationen zwischen eigenen Mitarbeitern und externen Partnern dient. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten sind das berechtigte Interesse an einer strukturierten Kommunikation im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, die Einwilligung der Teilnehmer bei einer einvernehmlich angesetzten Online-Konferenz bzw. in Bezug auf eine einvernehmliche Aufnahme der Online-Konferenz im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO und die Vertragsabwicklung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO bei einer erforderlichen Online-Konferenz im Rahmen einer Vertragsbeziehung oder zur Anbahnung einer solchen. Soweit Informationen über Ihr Endgerät sowie Meta-Daten erhoben werden, dient dies dem Zweck, die technisch reibungslose Durchführung der Konferenz weitestgehend sicherzustellen, entsprechend liegt hierin unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
b) WER BEKOMMT MEINE DATEN?
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, insbesondere nicht zu Werbezwecken. Für die Organisation und Abwicklung der Online-Konferenz ist eine Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber dem jeweiligen Anbieter des Systems unerlässlich.
Wir nutzen hierzu standardmäßig die Anbieter Zoom und Microsoft (Microsoft Teams und Skype for Business). Mit Microsoft als auch Zoom besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Außerdem nutzen Zoom und Microsoft zur weiteren Absicherung EU-Standardvertragsklauseln. Eine automatisierte Entscheidungsfindung auf Basis Ihrer Daten und eine Weitergabe der Daten in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union finden darüber hinaus nicht statt.
c) WIE LANGE WERDEN MEINE DATEN GESPEICHERT?
Die Daten werden so lange aufbewahrt wie dies für die Erfüllung der mit der Online-Konferenz beabsichtigten Zwecke notwendig ist. Betroffen sind insoweit Daten zu dem angesetzten Termin und den eingeladenen Teilnehmern; alle weitergehenden Daten werden zeitnah nach dem Ende der Online-Konferenz gelöscht.
Sollte eine Aufnahme der Online-Konferenz erfolgen, werden die Daten so lange aufbewahrt, wie dies für die Erfüllung der mit Aufnahme der Online-Konferenz beabsichtigten Zwecke notwendig ist. Die Daten werden unabhängig von diesem Zweck spätestens nach dreißig Tagen durch uns gelöscht, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einverständniserklärung vor, dass die Daten länger gespeichert werden dürfen.
d) WELCHE ZUSÄTZLICHEN HINWEISE SIND ZU BEACHTEN?
Wir weisen zudem darauf hin, dass - bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen - die Online-Konferenz aufgezeichnet werden könnte und die Aufnahmen zur internen und/oder externen Veranstaltungsdarstellung genutzt werden könnten.
Sollte eine Aufnahme der Online-Konferenz erfolgen, werden von der Bertelsmann Stiftung Daten erhoben, namentlich Bild- und / oder Tonaufnahmen. Die Aufzeichnung der Konferenz findet lediglich ausnahmsweise statt, soweit dies vom Konferenzorganisator in expliziter Absprache mit den Teilnehmern vereinbart wurde.
Die Verarbeitung der Daten dient der Kommunikationen zwischen eigenen Mitarbeitern und externen Partnern. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten sind das berechtigte Interesse an einer strukturierten Kommunikation im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, die Einwilligung der Teilnehmer bei einer einvernehmlich angesetzten Online-Konferenz bzw. in Bezug auf eine einvernehmliche Aufnahme der Online-Konferenz im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO und die Vertragsabwicklung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO bei einer erforderlichen Online-Konferenz im Rahmen einer Vertragsbeziehung oder zur Anbahnung einer solchen. Die ausnahmsweise Veröffentlichung der Aufzeichnung erfolgt lediglich aufgrund und nach Maßgabe einer zuvor ausdrücklich erteilten Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs.1 lit a) DSGVO im Rahmen der Online-Konferenz.
III. GIBT ES FÜR MICH EINE PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG DER DATEN?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme einer Online-Konferenz und Durchführung einer Veranstaltung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind, soweit Sie an der jeweiligen Veranstaltung teilnehmen wollen. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Sie für die Veranstaltung anzumelden. Angaben, die freiwillig zu machen sind, werden wir als solche kennzeichnen, sodass Sie die Wahl haben, entsprechende Daten preiszugeben.
IV. WELCHE RECHTE HABE ICH IN BEZUG AUF MEINE DATEN?
Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen umfangreiche Rechte zu. Zunächst haben Sie ein umfangreiches Auskunftsrecht und können gegebenenfalls die Berichtigung und/oder Löschung bzw. Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Sie können auch eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen und haben ein Widerspruchsrecht. Im Hinblick auf die uns von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten steht Ihnen außerdem ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
Eine einmal von Ihnen erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft frei widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht auf einer Einwilligung beruht, sondern aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage erfolgt, können Sie dieser Datenverarbeitung widersprechen. Ihr Widerspruch führt zu einer Überprüfung und gegebenenfalls Beendigung der Datenverarbeitung. Sie werden über das Ergebnis der Überprüfung informiert und erhalten – soweit die Datenverarbeitung dennoch fortgesetzt werden soll – von uns nähere Informationen, warum die Datenverarbeitung zulässig ist.
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der uns in datenschutzrechtlichen Themen unterstützt. Für Fragen bezogen auf unseren Umgang mit personenbezogenen Daten stehen Ihnen unser Datenschutzbeauftragter und sein Team unter datenschutz@bertelsmann-stiftung.de zur Verfügung. Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns nicht im Einklang mit den anwendbaren Datenschutzbestimmungen erfolgt, steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Sie können sich auch bei unserem Datenschutzbeauftragten beschweren; der Datenschutzbeauftragte wird die Angelegenheit dann prüfen und Sie über das Ergebnis der Prüfung informieren.
